Wenn ein Graphic Recorder nicht ausreicht
Das Begleiten parallel stattfindender Kleingruppen als Graphic Recorder gehört zu den anspruchsvolleren Settings in der visuellen Prozessbegleitung. Idealerweise würde jede Gruppe eine eigene visuelle Dokumentation erhalten, betreut von jeweils einer eigenen Person. In der Praxis ist das jedoch häufig aus Budgetgründen nicht möglich. Stattdessen wird ein einzelner Graphic Recorder damit beauftragt, mehrere Gruppen gleichzeitig zu begleiten. Diese Situation entsteht typischerweise bei Workshops, Konferenzen oder partizipativen Formaten mit mehreren Breakout-Sessions, in denen die Veranstalter zwar den Mehrwert von Visualisierung erkannt haben, jedoch nicht die Ressourcen für ein ganzes Team an Graphic Recordern zur Verfügung stehen.
Daraus ergibt sich eine komplexe Aufgabe: Der Recorder muss zwischen den Gruppen wechseln, relevante Inhalte erfassen und gleichzeitig sicherstellen, dass keine wesentlichen Diskussionsstränge verloren gehen. Die größte Herausforderung liegt dabei in der Gleichzeitigkeit – wichtige Momente können verpasst werden, wenn man gerade in einer anderen Gruppe ist, und die Tiefe der Dokumentation kann leiden. Hinzu kommt der ständige mentale Kontextwechsel zwischen unterschiedlichen Themen, Dynamiken und Gesprächsständen.
Strategien und Tipps für die Praxis
Um dennoch gute Ergebnisse zu erzielen, sind einige strategische Vorgehensweisen besonders hilfreich. Dabei geht es vor allem um Flexibilität, Vorbereitung und kluge Kommunikation:
- Flexibel statt starr planen:
Keine festen Zeitfenster pro Gruppe einhalten, sondern situativ entscheiden, wo die eigene Präsenz gerade den größten Mehrwert bringt. Gruppen haben oft ihre eigene Dynamik, je nachdem wer dort teilnimmt und wie moderiert wird. Wenn eine Gruppe in einer langen Vorstellungsrunde festhängt oder eine für das Graphic Recording irrelevante Detailddiskussion ausbricht, sollte man sofort zu einer anderen Gruppe wechseln - Gute Vorbereitung im Vorfeld:
- Themen, Fragestellungen und Ziele der Gruppen kennen
- Mögliche visuelle Strukturen oder Templates vorab entwickeln
- Wiederkehrende Elemente (z. B. Icons, Überschriften) vorbereiten
- Mit „Informanten“ arbeiten:
In jeder Gruppe kann eine Person benannt werden, die dem Graphic Recorder im Anschluss über Gruppenergebnisse berichtet. Die sollte im Vorfeld mit dem Veranstalter oder der Moderatorin abgesprochen werden, denn dafür muss ein wenig Zeit eingeplant werden. Wichtig ist es hier, die Informaten auch entsprechend zu briefen, damit sie keine ellenlangen Vorträge halten, sondern kurz und knapp die wichtigsten Stichpunkte präsentieren – oder noch besser: auf Post-Its oder Karteikarten notieren. - Räumliche Gegebenheiten klären:
- Im Vorfeld sollte man sich über die Raumsitation im klaren sein. Dass die Gruppen auf unterschiedliche, ggf. weit entfernte Räume verteilt sind, ist der ungünstigste Fall. Dann sollte man die Wege einmal abgelaufen sein, sichergehen, dass man alle Räume schnell und zielstrebig erreichen kann und einmal grob überlegen, wann man bei welchem Raum sein will. Ist ein Raum besonders schlecht zu erreichen, sollte man ihn eher in der Mitte oder am Ende einplanen, denn meist ist am Anfang ein wenig Leerlauf, bis die Gruppe ins Arbeiten kommt.
- Kommunikation transparent halten:
Den Gruppen kurz erklären, dass man zwischen ihnen wechselt – das schafft Verständnis, wenn man nicht dauerhaft präsent ist. Das kann auch die Moderation übernehmen, sollte aber dementsprechend gebrieft werden. - Mut zur Lücke:
Akzeptieren, dass nicht jeder Aspekt gleich tief dokumentiert werden kann. Fokus auf die wichtigsten Kernaussagen legen. - Schriftliche Notizen nutzen:
Bitte die Veranstalter im Vorfeld darum, dass die Gruppen so gebrieft werden, dass sie viel mitschreiben (auf Karteikärtchen oder Post-Its). Dann kann die Graphic Recorder*in Inhalte ergänzen oder nachtragen, sobald sie dafür Zeit hat.
Ein Beispiel aus der Praxis: Hamburger Zukunftsentscheid
Bei diesem Graphic Recording war der Zeitplan besonders straff: Es gab drei Sessions nacheinander, bei denen jeweils 5 Kleingruppen dieselbe Fragestellung in etwa 15 Minuten besprochen haben. Also nur etwa 3 Minuten Zeit pro Gruppe! Da es kein digitales Graphic Recording war, bei dem man das IPad einfach mit sich herumtragen kann, war es effektiv noch weniger Zeit pro Gruppe, denn die Ergebnisse mussten ja nicht nur eingesammelt, sondern auch auf Papier gebracht werden.
Geholfen hat mir in diesem Fall besonders, dass die Ergebnisse auf Karteikarten festgehalten wurden. So habe ich bei keiner Gruppe länger zugehört, sondern bin, bewaffnet mit einem kleinen Notizblock von Gruppe zu Gruppe gelaufen und habe die Ideen eingesammelt. Sobald ich 3-4 Ideen hatte, bin ich zum Bild gelaufen und habe diese sofort aufgemalt. Es half mir, dass ich im Vorfeld eine einfache Struktur überlegt habe: eine Überschrift und ein zentrales Feld in der Mitte des Clusters und dann die Inhalte ringförmig darum angeordnet. Um die Struktur visuell leichter lesbar zu machen, habe ich die gelben Tropfenformen im Anschluss hinzugefügt.
Am Schluss wurden die Ideen auf Pinnwänden gesammelt und von den Teilnehmenden mit Klebepunkten priorisiert. Hier hatte ich dann nochmal Zeit, das Bild zu vervollständigen und Ideen zu ergänzen, die besonders viele Punkte bekommen haben.
Dadurch war ich mit Abschluss der Vernanstaltung auch mit dem Bild so gut wie fertig und es konnte direkt von den Teilnehmenden fotografiert werden.
